Superviseur direct :     Coordonnateur Support Administration Finances et Ressources Humaines.

Lieu de travail : Poste basé à Conakry

Durée du Contrat : CDD de 06 mois renouvelable avec une période d’essai d’un (1) mois

Date de prise de fonction : Immédiat

Le/la Réceptionniste-caissier(e) est placé(e) sous la supervision de la Responsable de la comptabilité. Il/elle est garant(e) de la gestion des courriers entrants et sortants, de la gestion des caisses et de l’archivages des documents à sa disposition.

Il/elle garantit et gère de manière autonome au quotidien la réception de la délégation de Terre des hommes Guinée.

Principales tâches et Responsabilités :

1.      Accueillir les visiteurs

2.      Gérer les appels téléphoniques entrant et sortant

3.      Etablir les bordereaux d’envoi ainsi que les fiches de demande d’achat si besoin

4.      Assurer la remise des titres de paiement (chèques au prestataires et fournisseurs)

5.      Tenir le journal de la caisse des menues dépenses (GNF, EURO, XOF etc…) de la délégation,

6.      Imputer les dépenses et classer les pièces comptables de la caisse

7.      Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations

8.      Assurer l’archivage et gestion des classeurs et des documents de caisse relative à son poste

9.      Participer à l’organisation des missions d’audit externes (organisationnel et bailleur)

10.   Gérer les paiements en lignes à travers le système OM,

11.   Faire les inventaires de caisses tous les vendredis,

12.   Rédiger les ordres de missions et autres courriers de la délégation,

13.   Classer quotidiennement les documents dans les classeurs (caisses et autres relevant de l’administration).

14.   Participer pleinement à l’établissement des rapprochements bancaires et passer les écritures de régularisation.

15.   Participer pleinement au processus de contrôle interne des pièces comptables d’achat en collaboration avec la logistique.

16.   Faire l’inventaire mensuel des matériels et équipements relevant du département administration

17.   Effectuer des opérations d’encaissement de chèques d’avance de mission auprès de la banque

18.   Dispatcher et classer les courriers arrivés et départs dans des classeurs dédiés à cet effet.

19.   Gérer les rendez-vous selon les besoins et requêtes.

20.   Photocopier les documents selon la demande.

21.   Exécuter toute autre tâche à la demande du superviseur.

   Qualifications et expériences requises :

1.      Profil : Minimum BAC+3 en Administration, sciences économiques, secrétariat et équivalents

2.      Au minimum 2 ans d’expériences dans le domaine.

3.      Compétences linguistiques : Français (Obligatoire). Soussou et autres langues locales seraient un atout

4.      Compétences informatiques : être à l’aise avec les logiciels MS Office, bonne maîtrise de MS Excel, Word et messagerie électronique Outlook, la maitrise de SAGA est un atout.

5.      Gérer son temps et ses priorités, respecter les délais et se montrer ponctuel

6.      Faire preuve d’intégrité et d’éthique dans ses activités

7.      Atout : Expérience de travail réussie dans le même domaine en Guinée.

Compétences :

Cette fonction demande la maîtrise des compétences fondamentales Personnelles, Sociales et Leadership (CPSL), Techniques et Méthodologiques (CTM).

Dont particulièrement : Travail indépendant et responsable

Se gérer, et donc :

1.      Gérer son temps et ses priorités, respecter les délais et se montrer ponctuel

2.      Faire preuve d’intégrité et d’éthique dans ses activités

3.      Démontrer de la flexibilité, de la disponibilité et une capacité d’adaptation

Communiquer :

1.      Communiquer de manière bienveillante, claire, concise et responsable

2.      Répondre de manière constructive à ses interlocuteurs

Travailler en équipe :

1.      Coopérer et contribuer à l’atteinte des résultats

2.      Apporter soutien et conseil à ses collègues

Travailler en réseau :

1.      Adopter une attitude collaborative au sein et hors des frontières de son département

2.      Tisser des liens de confiances avec ses interlocuteurs

3.      Réaliser le travail selon les critères communs définis, connus et validés par les différentes parties

Représenter et promouvoir Tdh :

1.      Représenter les valeurs définis dans le plan stratégique : courage, ambition, respect, engagement

2.      Agir dans l’intérêt de Tdh

3.      Contribuer directement ou indirectement à la mission dans toutes les actions entreprises

Être exemplaire : Faire ce qu’il/elle dit, respecter les valeurs, les processus et les règles institutionnelles

Connaitre et respecter le cadre de fonctionnement de Tdh :

1.      Intégrer et appliquer les lignes directrices et la stratégie dans le développement et la réalisation de ses activités

2.      Connaitre et respecter les règles et les processus des différents domaines de son activité

3.      Connaitre et appliquer les politiques de gestion des risques opérationnels :

4.      Est capable de les expliquer

5.      Signaler tout incident, suspicion ou violation de ces politiques

Compétences personnelles :

1.      Très méthodique, consciencieux, précis et rigoureux avec une grande attention aux détails ;

2.      Excellentes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler des incohérences ;

3.      Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et le résultat ;

4.      Capacité à travailler sous pression.

5.      Capacités d’innovations et de prise d’initiative.

6.      Disponible, capacité d’adaptation dans un contexte difficile

Modalité de postulation

Toute candidature est à envoyer uniquement par email à l’adresse suivante :

 gin.secretariat@tdh.ch au plus tard pour le 10 avril 2021 (soit 10 jours après la publication de l’offre)

Avec pour objet, la mention « Candidature – Réceptionniste-Caissier(e)-pour le bureau de Conakry »

Aucun dossier physique ne sera accepté

Le dossier doit inclure :

53.   Un CV résumé (2 pages maximum) y compris la liste de 3 personnes de référence avec leur adresse électronique) ;

54.   Une lettre de motivation adressée au chef de délégation de Terre des hommes en Guinée.

55.   Les CV et Lettres de motivation doivent être en pdf.

Les candidats présélectionnés devront présenter les justificatifs originaux de leurs formations et de leurs expériences professionnelles lors du test écrit.

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit puis l’entretien oral.

Les procédures de recrutement et de sélection de Terre des hommes sont le reflet de notre engagement pour l’aide et la protection de l’enfance. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

<<Terre des hommes se réserve le droit de pourvoir à cette position avant la date limite ci-dessus indiquée >>