AVIS DE RECRUTEMENT D’UN(E) RESPONSABLE FINANCIER

Helen Keller International (Helen Keller Intl) est une Organisation non gouvernementale dont la mission est de sauver la vue et la vie des personnes les plus vulnérables et démunies. Helen Keller Intl combat les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition. Helen Keller Intl est présente en Guinée depuis 2000 et appuie le Ministère de la Santé dans le cadre de la lutte contre les Maladies Tropicales Négligées (MTN) à chimiothérapie préventive et la Nutrition.

Titre du poste :

Responsable Financier / Finance Manager

Superviseur hiérarchique :

Directeur National

Lieu d’affectation :

Conakry

Durée :

Un an renouvelable

Relations fonctionnelles

Le/la Responsable Financier est sous la supervision directe du Directeur Pays (CD) et est membre de l’équipe de gestion pays (CMT). Pour assurer la conformité et la cohérence des politiques et procédures financières, le Responsable Financier sera également membre de l’équipe du service financier global ayant des relations hiérarchiques secondaires avec les membres de l’équipe globale qui supervisent et soutiennent la comptabilité, le budget et les finances, les systèmes financiers et les subventions dans les bureaux pays.

Le Responsable Financier travaille en étroite collaboration avec le CD, le CMT et les Coordonnateurs de Programme pour faciliter l’intégration entre le personnel de la comptabilité, des finances et du programme dans le but commun de garantir que les objectifs du projet sont atteints. Ce poste supervise une équipe de professionnels et assure la liaison avec les donateurs et/ou les sous-bénéficiaires du portefeuille du pays, représentant Helen Keller lors des réunions des donateurs et des partenaires du projet.

Helen Keller Intl a une structure hiérarchique matricielle qui respecte à la fois la ligne hiérarchique de supervision et l’autorité au sein des départements et des hiérarchies géographiques ainsi que la supervision des experts thématiques en dehors de chaque département et limite géographique. Une communication régulière et un esprit d’équipe entre collègues, tant hiérarchiquement que latéralement sont essentiels pour faire prospérer cette structure.

Résumé du poste

Le Responsable Financier est chargé de la gestion financière de tout le portefeuille du bureau pays qui peut être composé de projets financés par l’USAID et/ou d’autres initiatives multilatérales ou financées par le secteur privé. Il / elle assurera une collaboration étroite entre le bureau pays et les collègues au niveau global pour assurer le respect des politiques et procédures de Helen Keller Intl et un mécanisme de contrôles internes solides, supervisera la gestion et la tenue du grand livre et de toutes les autres fonctions comptables, supervisera et participera à l’administration et à la gestion des subventions du bureau pays ; à la mise en œuvre de mécanismes de suivi financier pour assurer l’intégrité financière et la conformité aux politiques des donateurs et de Helen Keller Intl ainsi qu’aux lois locales dans tous les programmes.

Responsabilités spécifiques

Gestion globale et leadership

  • En tant que membre du CMT, participer à la planification stratégique et à la définition de l’orientation des programmes du bureau pays, en apportant son point de vue et son expertise au processus.

  • Diriger le département des finances dans un effort de collaboration avec les responsables de programme pour assurer une planification financière, une bonne gestion, des rapports et un audit  de haute qualité de tous les programmes, tout en veillant à une préparation et à un suivi budgétaire approfondie.

  • Identifier les défis opérationnels qui affectent l’intégrité de la gestion des ressources.

  • Participer à des groupes de travail internationaux sur l’élaboration de politiques globales et/ou sur l’optimisation des systèmes et procédures.

  • Examiner et évaluer l’état des politiques, procédures et flux de travail du bureau pays, identifier les lacunes ou les politiques obsolètes et proposer des améliorations.

  • Se tenir au courant des changements dans les lois et réglementations des autorités locales (par exemple, le consortium des organisations non gouvernementales, le service des impôts) et d’autres acteurs qui ont un impact sur les opérations de Helen Keller Intl.

  • Faire des propositions pour de bonnes pratiques en matière d’opérations financières.

Comptabilité et gestion du grand livre

  • Gérer et travailler directement avec le personnel comptable et financier pour assurer la tenue à temps et précis du grand livre, la gestion bancaire et de la trésorerie, les comptes créditeurs et les processus de paie et d’approvisionnement, pour le bureau pays et tous les sous-bureaux.

  • Maintenir une séparation claire des tâches au sein de l’équipe des finances et de la comptabilité et s’assurer que des mécanismes de contrôles internes solides sont en place et que le personnel est formé de manière à ce que des remplaçants soient toujours disponibles.

  • Veiller à ce que :

    • les soldes du grand livre soient analysés ;

    • les rapprochements bancaires soient effectués avec précision, que les réconciliations mensuelles sont résolues à temps ;

    • les rapports financiers de qualité sont produits selon les calendriers des donateurs et de Helen Keller Intl ;

    • La paie soit analysée pour en vérifier l’exactitude et la cohérence avant l’approbation finale par le CD ;

    • le paiement des taxes et des impôts (cotisations de sécurité sociale, impôts, etc.) soit effectué à temps et que des preuves claires des paiements soient disponibles ;

    • les données financières soient exactes et à jour pour le processus de clôture mensuel à temps ; o les systèmes de classement et l’archivage des dossiers financiers soient maintenus ;

  • Maintenir les flux de trésorerie pour assurer la disponibilité de la liquidité ; surveiller les fluctuations des devises ; établir des procédures bancaires électroniques solides avec des contrôles d’accès au système bien documentés.

  • Gérer les audits du pays et des projets.

  • Servir de lien avec la banque pour le système de paiement électronique et d’autres moyens.

  • Suivre les accords des donateurs et des sous-subventions aux partenaires et s’assurer que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et que les livrables sont reçus ;

Gestion du budget et des subventions

  • Maintenir une connaissance financière complète du portefeuille des subventions du bureau pays.       Coordonner la préparation du budget annuel et à mi-parcours du bureau pays.

  • Effectuer un suivi mensuel des taux de mise en œuvre du projet et partager les rapports d’analyse des écarts au CD et aux gestionnaires du budget.

  • Préparer des factures, des rapports financiers ; analyser les charges à payer, les prévisions et autres livrables financiers pour les subventions.

  • Faire le rapprochement des rapports des donateurs au grand livre (caisse et dépenses).

  • Suivre et rapporter les dépenses mensuelles du projet, les taux d’exécution des budgets et les montants reçus des donateurs, et fournir des informations mensuelles appropriées au CD et aux responsables de programme.

  • S’assurer que les budgets et autres informations financières sont correctement intégrés dans les systèmes de gestion financière et de projet. Gérer les copies papier et les dossiers électroniques pour chaque projet.

  • Effectuer des visites de terrain aux sous-récipiendaires des programmes, selon les besoins, pour aider à l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires.

  • Préparer les budgets des propositions de projets et les révisions budgétaires. Examiner les budgets pour assurer la conformité avec le plan de travail

  • Préparer les budgets narratifs des budgets de propositions de projet.

  • Gérer les processus de démarrage et/ou de clôture du projet, au besoin.

  • Maintenir une connaissance à jour des procédures des donateurs et des règles et réglementations de l’USAID.

Gestion des ressources humaines

  • Organiser la collaboration pour la gestion matricielle de votre équipe : consultez et informez vos collègues pour maximiser l’efficacité et le partage des connaissances et intégrez les conseils et les avis des experts thématiques de votre bureau et ailleurs dans l’organisation globale pour maximiser les performances.

  • Développer une équipe financière très efficace, en recrutant, en supervisant, en encadrant et en évaluant le personnel, et en s’engageant dans des conversations fréquentes sur les performances avec les membres de l’équipe.

  • Déléguer l’autorité, consulter et guider le personnel pour atteindre les objectifs et contribuer à une atmosphère propice à la croissance et au développement professionnels.

  • Assurer la redevabilité envers les bénéficiaires, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant des informations de façon continue dans le respect mutuel.

  • Participer au processus de recrutement d’autres membres du personnel à la demande de la direction.

  • Effectuer toute autre tâche pour contribuer au bon fonctionnement de l’organisation à la demande de la hiérarchie.

Qualifications requises

  • Maîtrise en gestion financière, comptabilité ou un diplôme universitaire équivalent ; plus

  • Expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans dont au moins cinq (05) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

  • Expérience démontrée en matière d’élaboration de rapports financiers, de gestion financière et du grand livre, de contrôles financiers et de gestion de projet, y compris une capacité démontrée à élaborer et à surveiller des budgets et à gérer les activités opérationnelles de manière collaborative.

  • Excellentes capacités de renforcement des capacités, de développement/gestion d’équipe et de coordination. Une capacité à déléguer efficacement les responsabilités et à encadrer le personnel subalterne.

  • Connaissance des réglementations des donateurs, y compris de USAID et/ou d’autres agences de développement de gouvernements étrangers, et d’autres agences de développement multilatérales est un plus.

  • Intérêt pour les programmes de développement international et de santé publique ainsi qu’une compréhension de la synergie entre les composantes programmatiques, opérationnelles et financières dans la conception et la mise en œuvre des projets, est hautement souhaitable.

  • Capacité à négocier/soutenir efficacement les négociations avec les donateurs, à résoudre les problèmes et à adopter des approches proactives pour améliorer les processus de gestion financière et budgétaire.

  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.

  • Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.

  • Une connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne est indispensable ; la connaissance de QuickBooks est un atout.

  • Très bonne maîtrise de l’informatique, y compris une connaissance de Microsoft (Word, PowerPoint, Outlook) et de solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.

  • Capacité à :

    • effectuer des tâches qui nécessitent une grande attention aux détails.

    • prioriser la charge de travail, assumer la responsabilité du travail et assurer le suivi jusqu’à l’achèvement.

    • maintenir l’équilibre en cas de stress.

    • travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

COMPOSITION ET DEPOT DES DOSSIERS

    • Le dossier de candidature est composé d’un curriculum vitae (CV) détaillé et d’une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Helen Keller Intl Guinée.

    • Les personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer par courrier électronique leur dossier de candidature à l’adresse suivante : guinea-recruitment@hki.org;

    • Mettre dans le champ objet « CANDIDATURE POUR LE POSTE DE RESPONSABLE FINANCIER »

    • Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s à un test écrit et/ou oral ;

    • Les candidatures seront reçues jusqu’au 05 juillet 2021 à 17h30. Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

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