DESCRIPTION DU POSTE

TITRE DU POSTE : Spécialiste des subventions et des marchés publics

PROJET : Guinée SADA/CDP

DÉPARTEMENT : Opérations                              LOCATION : Siguiri, Guinée

REPORTER AU : Directeur des Opérations           GRADE : 6

DATE : Mars 2022

CONTEXTE :

ACDI/VOCA met en œuvre deux projets interdépendants à Siguiri, en Guinée. L’activité de développement agricole de Siguiri (SADA) augmentera les opportunités pour les individus et les communautés affectés par les activités minières dans la préfecture de Siguiri grâce à des investissements, au renforcement des capacités et à la coordination des parties prenantes dans la chaîne de valeur de la noix de cajou, notamment entre les petits exploitants, les organisations de producteurs, les fournisseurs d’intrants, les acheteurs/transformateurs et les institutions financières. Un deuxième projet financé par l’USAID, le Programme de développement coopératif (CDP), sera coordonné avec SADA pour aider les coopératives de cajou à adopter des stratégies et des outils de gestion qui leur permettront d’accroître les opportunités économiques pour les membres, de renforcer la capacité des acteurs locaux à promouvoir la croissance économique et d’augmenter l’esprit d’entreprise des jeunes et des femmes. RÉSUMÉ : Le poste est basé à Siguiri, en Guinée, et implique la gestion du portefeuille de subventions du projet sous la supervision du directeur des opérations. Il gère les processus d’approvisionnement, de sous-traitance (le cas échéant) et de subvention liée aux subventions en nature et surveille toutes les activités de mise en œuvre des subventions afin de garantir la conformité avec les directives et le budget d’ACDI/VOCA et des donateurs.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :

Rôle du spécialiste des subventions

1. Sous la supervision du directeur des opérations de SADA/CDP Guinée, gérer le cycle de financement du projet, y compris la planification, l’exécution et le suivi, conformément aux directives approuvées par l’USAID et aux procédures ACDI/VOCA.
2. Préparer et traiter les demandes, les bons de commande et les contrats pour les matériaux, les fournitures et les services. S’assurer qu’ils sont conformes à la politique d’ACDI/VOCA et d’USAID.
3. Collaborer avec l’équipe technique pour préparer les sollicitations périodiques (le cas échéant).
4. Diriger le processus d’examen préalable des demandes de subvention, l’évaluation et la sélection des candidats en étroite coordination avec le directeur des opérations et la gestion de projet du siège :
5. Examiner les propositions de documentation des demandes de subventions avant de les soumettre pour évaluation
6. Participer à l’évaluation des candidats
7. Préparer les procès-verbaux d’évaluation et les notes d’action pour examen et approbation.
8. Communiquer avec le demandeur en ce qui concerne l’approbation ou la désapprobation de la soumission.
9. Préparer divers types de correspondance avec les candidats (p. ex. mémo de négociation, accords, dérogations) et les gérer jusqu’à la clôture en temps opportun et de manière coordonnée, dans le respect des directives stipulées.
10. Préparer la correspondance pour l’approbation du COP, de l’AOR et/ou du HQ.
11. Préparer la convention de subvention pour la signature
12. Préparer la documentation pour les dérogations et les approbations requises des donateurs.
13. S’assurer qu’il existe une documentation adéquate sur les opérations de subvention et que tous les aspects des pratiques et des procédures de mise en œuvre des subventions respectent les principes et les normes de bonne gestion financière et organisationnelle.
14. Tenir un registre de toutes les activités et demandes, gérer les dossiers – à la fois sous forme électronique et sur papier – examiner tous les reçus de dépenses des bénéficiaires de subventions, travailler efficacement en équipe et maintenir un haut niveau de confidentialité.
15. Travailler avec le directeur des opérations et le personnel technique pour superviser soigneusement tous les engagements avec les organisations locales soutenues par le fonds de subvention. Cela comprend :
16. Contrôle du respect des protocoles d’accord et des accords de subvention en ce qui concerne le calendrier de mise en œuvre des activités, la réalisation des objectifs ciblés et les exigences de la MEL intégrées dans tous les accords signés.
17. S’assurer que les partenaires ont des pratiques financières saines et des mécanismes de contrôle interne solides, en analysant les progrès et les rapports financiers des soustitulaires.
18. Travailler avec les partenaires pour s’assurer que les activités mises en œuvre sont conformes aux documents d’accord signés, et que les activités et les documents justificatifs sont conformes aux règles et règlements d’ACDI/VOCA et aux lois locales applicables.
19. Faire des recommandations après avoir examiné, en collaboration avec l’équipe du projet, les rapports techniques et financiers périodiques soumis par les partenaires.
20. Faire des recommandations pour l’autorisation après avoir examiné les demandes préalables pour l’approbation finale.
21. Effectuer des visites sur les sites financés par les subventions.
22. Préparer des mises à jour succinctes sur les activités des partenaires pour les présenter lors des réunions du personnel et d’autres sessions de planification du travail.
23. Travailler avec le directeur des opérations pour s’assurer que tous les achats de subventions en nature sont planifiés et exécutés en temps voulu, y compris le soutien à la clôture de toutes les activités financées par des subventions, conformément aux directives de l’USAID et d’ACDI/VOCA.
24. Identifier les problèmes et les risques liés à la mise en œuvre de la subvention
25. Toute autre tâche confiée par le directeur des opérations.

Rôle de spécialiste des marchés publics

1. Préparer et traiter les réquisitions, les bons de commande et les contrats pour les matériaux, les fournitures et les services. S’assure qu’ils sont conformes à la politique d’ACDI/VOCA et d’USAID.
2. Fournir des conseils et des orientations au personnel sur les questions d’approvisionnement pour tous les achats liés à l’administration du bureau.
3. Analyser les besoins en matière d’approvisionnement et choisir les méthodes les plus appropriées en fonction de l’interprétation et de l’évaluation des politiques, des pratiques et de l’expérience établies.
4. Fournir un soutien au directeur des opérations en mesurant la performance des vendeurs et en gérant les préoccupations et les questions des vendeurs.
5. Élaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs par catégorie d’articles.
6. Créer et tenir à jour les dossiers d’approvisionnement et veiller à l’exactitude et à l’intégrité des données. 1. Participe au processus d’appel d’offres.
7. Aide à l’élaboration des critères d’évaluation des offres et guide le personnel sur les processus impliqués.
8. Analyse, négocie et prépare les accords contractuels, en s’assurant que les termes et conditions appropriés sont inclus pour protéger les intérêts d’ACDI/VOCA.
9. Aider le directeur des opérations à mener les négociations avec les fournisseurs du projet pendant la phase de passation de marché, notamment en ce qui concerne les tarifs, les remises, les accords de frais alternatifs et les dépenses à effet de levier.
10. Suivre et examiner l’état d’avancement des accords contractuels.
11. Examiner les factures avant d’approuver leur paiement, en résolvant les problèmes qui se posent.
12. Effectuer des évaluations post-contractuelles.
13. S’assurer que tous les rapports réguliers et ad hoc concernant les activités d’approvisionnement sont complétés en temps opportun.

LES EXIGENCES DE QUALIFICATION :

• Baccalauréat ou équivalent en développement, affaires, économie ou autre domaine connexe.
• Au moins cinq ans d’expérience en matière de subventions et de gestion des achats ou des contrats. • Expérience du renforcement institutionnel et du travail avec les communautés rurales requise.
• Expérience avérée du travail en collaboration avec de multiples parties prenantes et équipes de mise en œuvre de projets. Experience avérée de la gestion de subventions multiples.
• Connaissance et expérience des règles et règlements de l’USAID, ainsi que des normes et directives actuelles en matière de contrats, de subventions et d’approvisionnement.
• Doit être capable de développer une bonne compréhension des exigences décrites dans les manuels et les documents d’orientation de l’USAID et d’ACDI/VOCA. • Capacité avérée à concevoir et à mettre en place des subventions liées à un projet, qui soient efficaces et réalisables. • Excellentes capacités de réflexion critique et de jugement. Volonté avérée de prendre des décisions rapides et judicieuses. • Excellentes aptitudes à la communication orale. Capacité à communiquer efficacement avec des personnes de tous niveaux, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
• Solides compétences en communication écrite, y compris la capacité avérée de rédiger les documents requis de manière claire, concise et bien organisée.
• Capacité à travailler efficacement dans une atmosphère de projets multiples et de pression des délais. Autonome et capable d’aller jusqu’au bout de ses missions tout en respectant les objectifs et les délais.
• Capacité à établir des relations efficaces, à motiver et à travailler en équipe. Capacité à travailler en partenariat avec les communautés locales et les ONG, le cas échéant.
• Capacité avérée à utiliser efficacement les bases de données Microsoft, les tableurs, le traitement de texte et les logiciels spécifiques au poste.
• Capacité à voyager de manière indépendante dans le pays.
• Expérience du travail en collaboration au sein d’une petite équipe.
• Capacité avérée à analyser de grandes quantités de données, à identifier les tendances et à utiliser les informations pour créer/améliorer les processus.
• La maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise et le malinké est hautement préférable.
• Sensibilisation, sensibilité et compréhension des questions interculturelles, en particulier dans le cadre de la représentation d’une agence basée aux États-Unis, fortement souhaitées.

Pour postuler :

Veuillez soumettre votre CV à Recruiting@acdivoca-guinea.org au plus tard le 21 mars 2022. Veuillez indiquer l’intitulé du poste dans la ligne d’objet. Le CV et les documents de candidature connexes doivent être fournis sous la forme d’une seule pièce jointe et indiquer les antécédents professionnels à long terme.

Seuls les candidats présélectionnés pour un entretien seront contactés.

ACDI/VOCA est un employeur offrant l’égalité des chances. Les femmes, sont encouragées à postuler.

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