Avis de vacance de poste interne et externe
Assistant administratif
Code du poste : ADMN10011
Famille d’emplois : Administratif
Bande de compensation : HH
FLSA: Exempt
FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l’amélioration durable des vies en faisant progresser des solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la société civile, du genre, de la jeunesse, de la recherche et de la technologie ; créant une combinaison unique de capacités pour relever les défis de développement interdépendants d’aujourd’hui. FHI 360 dessert plus de 60 pays, les 50 États américains et tous les territoires américains.
Aperçu : Le projet EPIC aide le gouvernement guinéen, par l’intermédiaire du ministère de la Santé, à renforcer les systèmes de diagnostic de la santé humaine et animale en Guinée pour les maladies infectieuses et la résistance aux antimicrobiens (RAM).
La fonction principale de l’assistant administratif et logistique sera d’aider à la gestion administrative et logistique des activités du projet EPIC en Guinée. Cela inclut la gestion des achats et de la logistique. Les responsabilités comprennent la gestion de la flotte de véhicules, des contrats de consultant et de location, la gestion de l’entretien des bureaux, le soutien au département technique dans l’organisation d’ateliers, de séminaires, de conférences et de formations. Ce poste est rattaché au Directeur Pays de FHI 360 en Guinée.
Responsabilités techniques :
Sous la supervision du Responsable RH et Administration de FHI 360 Guinée, l’Assistant(e) Administratif(ve) effectuera les tâches suivantes :
o Assurer la réception et l’expédition du courrier.
o En collaboration avec le gestionnaire des achats et le personnel du programme, aider à l’organisation de réunions sur place et à l’extérieur, y compris la collecte et l’analyse des soumissions, le paiement des participants et des partenaires qui assistent à l’atelier ou à la formation, les rafraîchissements et d’autres paiements pour s’assurer que la documentation et les reçus appropriés sont recueillis.
o Gérer la petite caisse du bureau et tenir le journal de caisse quotidien.
o Préparer un rapport mensuel sur la consommation de carburant.
o Coordonner les activités de rénovation, de remise à neuf et de relocalisation des bureaux.
o Assurer le suivi des actions découlant des réunions ou des audits avec les différents gestionnaires et partager l’échéancier de mise en œuvre de ces actions.
o Répondre aux demandes de soutien administratif du personnel (petites maintenance et réparations du matériel de travail, petits achats, etc.).
o Travailler en étroite collaboration avec le personnel et les visiteurs pour organiser les voyages, les véhicules de transport pour les missions et les réunions, réserver les hôtels et obtenir les visas ;
o Archiver les copies papier et électroniques des documents.
o Fournir un soutien administratif au personnel pour les photocopies, les numérisations, les envois postaux, etc.
o Faire les inventaires mensuels du matériels de bureau dans le stock
Qualifications:
- BTS ou licence en gestion, administration des entreprises ou équivalent.
- Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la prestation de services administratifs et logistiques.
- Compréhension démontrable des procédures opérationnelles.
- Maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ;
- Maîtrise du français écrit et parlé ; L’anglais serait un atout.
- Nationalité guinéenne.
Autres qualifications :
- Connaissance de l’opérationnalisation des directives et des procédures de FHII 360 ou des organisations internationales.
- Excellent sens de l’organisation et de la planification.
- Sensibilité aux différences culturelles et capacité à travailler dans un milieu multiculturel avec respect et confiance.
- Capacité à bien travailler avec les autres et à développer et maintenir la documentation entre le personnel de projet, les sous-traitants, les consultants et les bénéficiaires de l’aide.
- Capacité à négocier et à trouver des solutions acceptables aux problèmes.
- Connaissance des procédures et des processus de passation des marchés du Fonds de l’USAID.
- Capacité à gérer les activités, à établir des priorités réalistes et à planifier la mise en œuvre réussie des programmes.
- Volonté et capacité d’apprendre de nouveaux programmes au besoin.
- Une expérience dans le domaine de la santé publique ou du développement est souhaitable.
Supervision donnée/reçue :
N/A
Exigences de voyage :
Certains voyages à l’échelle du pays
Cette description de poste résume les principales tâches du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser ce document à tout moment.
COMMENT POSTULER :
Les candidat(e)s intéressé(e)s et qualifié(e)s sont encouragé(e)s à postuler en envoyant leur candidature et leur CV mis à jour par guinearecruitment@fhi360.org avant / le mercredi 20 mars à 17h30.
FHI 360 est un employeur qui prône l’égalité des chances et l’action positive. FHI 360 est un employeur qui prône l’égalité en matière d’emploi et d’action positive, en vertu duquel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état matrimonial, du handicap, du statut d’ancien combattant, des informations génétiques ou de tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable.
Assurez-vous d’inscrire le titre du poste pour lequel vous postulez dans la ligne d’objet. Le non-respect de cette consigne entraînera la disqualification de la demande.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
