Chargé(e) des achats et de la logistique

Democracy International (DI) cherche à recruter un(e) chargé(e) des achats et de la logistique pour une activité d’observation citoyenne des élections démocratiques (CODE) avec une durée de trois ans, en Guinée. Le but de ce projet est de promouvoir une plus grande transparence, intégrité et crédibilité du processus électoral et des élections en Guinée afin de soutenir des processus électoraux pacifiques et la stabilité démocratique dans le pays, tout en renforçant les capacités locales. Les objectifs de ce projet sont les suivants:

• Soutenir les efforts d’observation électorale fondés sur des données, à court et à long terme, qui respectent les normes internationales et renforcent la confiance dans les résultats des élections ; et
• Renforcer les capacités des organisations locales de la société civile à suivre les processus politiques et à observer les futures élections en Guinée.

Le/La chargé(e) des achats et de la logistique est responsable du fournissement du soutien logistique et en matière d’achats au projet CODE. Sous la direction du/de la directeur/directrice des finances et des opérations, le/la chargé(e) des achats et de la logistique coordonnera et organisera les voyages liés au projet, organisera des réunions et des formations et entreprendra des activités liées aux achats.

l s’agit d’un poste à plein temps basé à Conakry, en Guinée. Le poste n’est ouvert qu’aux citoyen(ne)s guinéen(ne)s et à ceux qui ont le droit légal de travailler en Guinée.

Tâches essentielles:

• S’assurer que tous les achats sont conformes aux règles et réglementations de USAID et au manuel d’achat de DI; confirmer et documenter la réception des biens et services achetés conformément aux procédures d’achat de DI.
• Aider le/la chargé(e) des finances et des opérations à préparer les contrats et veiller à leur bonne exécution ainsi qu’à la compilation des dossiers de passation de marchés.
• Servir de demandeur d’achat pour tous les achats du bureau, élaborer et émettre des demandes de devis, y compris des listes de soumissionnaires et des cahiers des charges, et gérer la soumission des offres et la communication avec les vendeurs.
• Analyser les propositions/devis et sélectionner les fournisseurs sur la base des processus d’achat de DI.
• Assurer la liaison avec le/la chargé(e) des finances et des opérations pour l’achat de tous les consommables de bureau nécessaires, y compris la rédaction des bons de commande, la signature des marchandises reçues et la réception des factures.
• Tenir à jour les dossiers de tous les fournisseurs/fournisseuses de DI, y compris, mais sans s’y limiter, les bons de commande, les factures et les avenants aux accords.
• Remettre les chèques approuvés pour le paiement des fournisseurs/fournisseuses et obtenir les reçus des fournisseurs/fournisseuses lorsqu’ils sont demandés.
• Fournir un soutien logistique et une assistance pour l’organisation et la conduite d’ateliers, de formations, de réunions et de séminaires.
• Maintenir le système de suivi des stocks et le système d’archivage du bureau, en veillant à ce que tous les fichiers (électroniques et papier) et les documents de projet soient organisés et mis à jour.
• Surveiller l’étage du bureau et ses locaux pour s’assurer que les services publics sont utilisés de manière efficace et efficiente.
• Gérer les contrats de service pour le fonctionnement du bureau et veiller à ce que les réparations et la maintenance soient effectuées en temps voulu, le cas échéant.
• Autres tâches administratives et opérationnelles demandées.

Qualifications:

• Licence (ou équivalent international) en administration des affaires, gestion d’entreprise, finance ou logistique fortement recommandée.
• Un minimum de trois ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement et de la logistique pour des opérations ou des projets de grande envergure est requis.
• Une connaissance approfondie des normes et pratiques nationales en matière d’approvisionnement est requise, une connaissance de la réglementation et des procédures d’approvisionnement d’USAID, ou une expérience dans l’approvisionnement pour des donateurs internationaux ou des projets gouvernementaux est fortement souhaitée.
• Maîtrise de Microsoft Office 365 et capacité à apprendre différents logiciels.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à hiérarchiser des tâches multiples et à respecter les délais.
• Engagement avéré en faveur de l’éthique, de la transparence et de la responsabilité dans la mise en œuvre du programme.
• De solides compétences en matière de communication écrite et orale, de traduction et d’interprétation en français et en anglais sont requises.

 Rapport:

• Ce poste est placé sous l’autorité du/de la chargé(e) des finances et des opérations

Instructions pour la candidature:

• Les candidats(es) intéressé(e)s doivent soumettre une lettre de motivation et un CV à ce lien. Les candidatures seront examinées au fur et à mesure et le poste sera pourvu dès qu’un(e) candidat(e) qualifié(e) sera identifié(e). En raison du grand nombre de candidatures, veuillez noter que DI ne contactera que les candidat(e)s qui l’intéressent.

A propos de l’organisation:
DI fournit une assistance technique, des services analytiques et la mise en œuvre de projets pour la démocratie, les droits humains, la gouvernance et les programmes d’atténuation des conflits dans le monde entier pour l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID), le Département d’État Américain et d’autres partenaires de développement. Depuis sa création en 2003, Democracy International a travaillé avec des organisations de la société civile, des partis politiques, des organes de gestion des élections, des agences gouvernementales, des assemblées législatives, des institutions du secteur de la justice et d’autres acteurs dans plus de 80 pays.

DI accueille et soutient un environnement de travail diversifié et inclusif. Nous nous engageons à assurer l’égalité des chances en matière d’emploi pour tou(te)s les candidat(e)s à la recherche d’un emploi et pour les employé(e)s de DI. DI prend ses décisions en matière d’emploi en fonction des besoins de l’organisation, des exigences du poste et des qualifications individuelles, sans tenir compte de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, de l’âge, du handicap, de l’état civil, de l’orientation sexuelle, de l’apparence personnelle, du statut militaire, de l’identité ou de l’expression de genre, de l’information génétique, de l’affiliation politique, du niveau d’études, du statut de chômeur, du lieu de résidence ou d’activité, de la source de revenus ou des décisions en matière de santé reproductive. En outre, le harcèlement ou la discrimination fondés sur ces caractéristiques ne seront pas tolérés à DI. Des aménagements raisonnables sont disponibles pour les personnes handicapées qualifiées afin de leur permettre de remplir les fonctions essentielles de ce poste.